홍콩 법인을 운영함에 있어 재무기록을 보관하고 관리하는 것은 법적 의무일 뿐만 아니라 순조로운 사업 영위에 도움이 됩니다.
하기에서 재무 기록 보관 및 관리란 무엇인지, 사업을 영위하며 어떤 재무 기록을 정기적으로 기록하고 보관해야 하는지에 관해 논하고자 합니다.
재무 기록 보관이란?
재무 기록 보관은 회계 기장과 관련하여 일련의 거래 내역과 회계 사건을 정리하여 관리하는 것입니다. 이때 재무 기록은 회계 기장의 토대가 되는 모든 자료를 말합니다.
재무 기록 보관 의의
1. 법적 의무
재무 기록을 정리하고 보관하는 것은 단순히 회사 운영에 도움이 될 뿐만 아니라 전 세계적으로 많은 국가들이 요구하고 있는 법적 의무이기도 합니다.
특히 홍콩과 싱가포르 같은 국가에서는 법인들이 간사역을(Company Secretary) 선임하도록 하여, 이러한 기록 보관 법적 의무를 준수하고 있는지, 보관 장소등을 관리하도록 하고 있습니다.
2. 정보 유출, 사기 예방
재무 기록들을 잘 관리하는 것은 사기, 정보 유출, 신원 도용 등의 피해를 입는 것을 방지할 수 있습니다. 통상 이러한 피해는 재무 기록의 관리 불찰로 야기되는 경우가 많으며 사업 흐름에 대한 적절한 이해를 도와 사기 피해를 예방할 수 있습니다.
또한 재무 기록을 잘 유지할 경우 결산 및 감사를 진행할 때 업무를 효율적으로 진행하는데 큰 도움이 됩니다.
3. 법인세 신고
법인세 신고 시 법인은 세무국에 유관 재무 기록들을 제출해야 합니다. 여기서 유관 재무 기록이란 법인세 신고 서류에 기재된 부채, 비용, 소득에 관한 모든 문서들을 의미합니다.
또한, 홍콩의 경우, 제출한 세금신고서 등에 대해 언제든 자료를 요청할 수 있는 권리를 가지고 있기에, 모든 재무 기록들은 발생일로부터 7년간 보관하도록 강력하게 권장하고 있습니다.
그러나 이때 재무 기록 관리가 잘 되어 있다면 쉽게 세무국 질의에 대응하여 잠재적인 추가 비용 및 세금 부과를 방지할 수 있습니다.
재무 기록의 범위
세무국 조례에 따르면, 홍콩에서 사업을 영위는 모든 회사는 재무 기록을 영문 또는 중문으로 보관해야 합니다. 세무국은 법인의 소득 및 비용 관련 기록들을 토대로 과세 가능한 수익을 확정합니다.
세무국에서 요구하는 재무 기록의 범위는 다음과 같습니다.
회계 장부
바우처
은행거래내역서
매출/매입 인보이스
영수증
자산 또는 부채에 관한 기록
현금출납장
매출 및 매입관련 자료
서비스 제공과 관련된 모든 기록은 검토를 위해 상세하게 준비되어야 합니다.
또한 은행거래내역서 관리 및 보관의 용이성을 위해 법인 명의의 사업용 은행 계좌 개설이 권장됩니다. 다음의 은행 서류들은 보관되어야 하는 재무 기록에 속합니다.
은행 거래내역서
예금 증서
제품 및 용역 서비스 구매 내역
수표책 (수표 절취 후 왼쪽 자투리에 사용 내역 기록 및 보관)
– 수표 금액
– 지급 일자
– 수령인 성명
지출 내역이 개인관련인지 사업관련인지 확인할 수 있는 상세 기록
사업 기록 보관 방법
홍콩 세무국은 서면 또는 전자 기록 모두 보관하는 것을 허용합니다. 다만, 앞서 기술한 사유 및 경영진의 용이한 기록 확인을 위해 모든 재무 기록 원본 보관 및 유지하는 것이 권고됩니다.
서면 보관
재무 기록을 서면으로 보관할 경우 자료의 손상 혹은 분실 등의 사고에 유의해야 합니다.
전자 보관
재무 기록의 데이터가 대량인 경우 클라우드, 하드디스크, SSD 등 어느 곳에다가 저장을 하여도 상관 없지만, 홍콩 세무국 조례에 따라 저장본을 제출 시에는 반드시 원본 문서 파일이 저장된 DVD-ROM, CD-ROM 혹은 USB를 제출하여야 합니다.
1. 인보이스 사본
인보이스, 매입 채무 등 영업 흐름 유관 자료는 스캔본으로 간단히 보관할 수 있습니다. 디지털 파일로 보관 시 물리적 공간 제약이 없으며 파일 암호화를 통해 보안을 강화할 수 있습니다.
2. 영수증 사본
경비 영수증 또한 동일하게 스캔본으로 보관할 수 있으며 서면 자료보다 보다 효율적이고 안전하게 보관할 수 있습니다.
재무 기록 보관 의무 기간
홍콩 법인은 최소 7년 동안 재무 기록을 보관 및 유지해야 합니다. 정당한 사유 없이 조세 조례의 요건을 준수하지 않으면 최고 HKD 100,000의 벌금이 부과될 수 있습니다.
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