싱가포르 사업 운영 시, 법률, 규제 또는 세금과 관련된 이유 또는 비용을 관리 및 사업 운영 또는 개선을 위해서라도 적절한 사업 거래 기록을 보관하는 것이 중요합니다. 싱가포르에서 최근 사업을 시작하였다면, 기록을 보관하는 것의 중요성을 인지하지 못할 수 있지만 사업 기록 보관을 중요시하는 것은 사업 운영의 기반을 구축하고 이후 바람직한 사업 운영에 있어 도움이 될 수 있습니다.
기록 보관은 회계 시스템상에 발생하는 거래에 대해 기록하는 기술입니다. 회계는 정확한 기록에 철저히 의존하기 때문에 기록 보관은 회계의 기초적인 부분이라고 할 수 있습니다.
기록을 보관하는 이유
- 법규 준수
기록 보관을 상세히 하는 것은 귀하의 사업 운영에 도움이 될 뿐만 아니라 싱가포르의 법적 요구 사항이기도 합니다. 프레미아 티엔씨에서는 비서역 서비스를 통해 단조롭고 반복적인 일을 합리적인 가격에 전문적으로 제공하고 있습니다.
- 도난 또는 사기 방지
도난 또는 사기는 사업기록을 꼼꼼하게 보관하는 것으로 사전에 예방할 수 있습니다. 회사의 거래 내역과 비용에 대한 상세한 기록을 보관하는 것은 현금 흐름의 이해도를 높이고 이를 통해 미연에 사기를 방지할 수 있도록 합니다. 더 나아가 이 정보를 통해 회계 감사를 진행해야 하는 시점에 더욱 정확한 재무제표를 작성할 수 있습니다.
- 납세
세금 신고서를 작성하기 위해서는 비용, 수입 및 신용거래를 뒷받침할 수 있는 기록이 필요합니다. 일반적으로 이는 경영진이 회사의 운영 진행 상황을 추적하고 재무제표 구비를 위해 사용하는 서류를 뜻합니다. 기록 보관을 제대로 수행한다면 회사의 세금 신고서 작성을 위해 별도의 기록을 보관할 필요가 없기 때문에 납세 시기에 더욱 수월한 진행이 가능합니다.
보관해야 하는 사업 기록은 무엇인가요?
싱가포르 국세청(IRAS)에 따르면, 모든 회사는 발생한 사업 거래 내역에 대하여 적절한 기록을 유지하고 보관해야 합니다. 보관해야 하는 기록은 아래와 같습니다:
- 거래 내역을 기록하는 원본 자료; 인보이스, 영수증, 은행 거래 내역서, 바우처 및 그 외 고객으로부터 발행 또는 수령한 사업 자료
- 회사의 수입과 비용, 자산 및 부채, 손익을 자세히 보여주는 회계 장부, 일지 및 일정
- 기타 회사의 사업에 관한 거래 내역 서면 자료
GST 등록 여부에 따라 보관해야 하는 사업 기록이 상이할 수 있습니다. 예를 들어, GST 등록 법인은 매출 목적으로 발행된 세금 인보이스와 상품 폐기 기록을 보관해야 할 의무가 있습니다.
사업 기록을 보관하는 방법에는 무엇이 있나요?
회계 과세 연도 중 183일 미만 동안 싱가포르에 체류하거나 근무한 외국인의 경우, 세법상 비거주자로 간주합니다. 비거주자는 다음과 같이 과세합니다.
원본 서류 보관 방법
만약 원본 서류 형태로 기록 보관 유지를 할 수 있는 전통적인 회계방식을 선호하신다면, 기록의 스캔본 백업 여부를 확인하시기 바랍니다. 실물 기록은 오염이나 분실과 같은 이유로 유실될 수 있어 이러한 보관방식에 유의해야 합니다.
디지털 방식 보관 방법
디지털이 발전한 시대에, 가장 효율적으로 기록을 보관하는 방법은 디지털 또는 소프트웨어 프로그램의 일부로 저장해두는 것입니다. 그러나 귀사의 기록들이 안전하게 보관되고 변조되지 않도록 보안 조치를 해 두어야 합니다. 이러한 기록들은 디지털 방식으로 보관되기 때문에 납세 기간이 도래했을 때 원본 형식으로 유지할 필요가 없습니다.
디지털 기록 방식은 다양한 형식이 있지만 보편적으로 사용되는 방식은 인보이스와 영수증을 스캔하여 보관하는 방식입니다.
기록 보관의 의무 기간은 어떻게 되나요?
회사는 사업 기록을 관련 거래가 이루어진 회계연도 말로부터 최소 5년간 보관해야 합니다. 예를 들어 ABC 전자 상거래 회사의 회계연도가 12월 말이라고 가정했을 때, ABC 회사의 2018년 회계연도에 일어난 기록은 2023년 12월 말까지 보존되어야 합니다. 만일 회사가 폐업하거나 해산하는 경우, 회사의 임원진이 모든 회사 장부와 서류를 회사를 해산한 날로부터 적어도 5년간 보존해야 합니다. 동일하게 회사가 청산하는 경우에도, 회사의 청산인은 해당 회사의 장부와 서류를 회사가 청산된 일자로부터 최소 5년간 보존해야 하는 의무를 지닙니다.
위반 시 어떤 결과가 따르나요?
미이행 시 심각한 결과와 문제를 야기할 수 있습니다. 아래의 경우 회사의 기록이 적절하게 보관되지 않은 것으로 간주합니다:
- 회사의 회계 및 관련된 기록이 최소 5년간 보관되지 않은 경우
- 회사의 회계 및 관련된 기록이 유지 관리되지 않은 경우
- 회사의 회계 및 관련된 기록이 올바른 방법 또는 장소에 이루어지지 않은 경우
귀사의 회계 기록이 적절하게 유지 관리되지 않았다고 가정할 경우, 회사와 기타 관련 임직원은 회사법에 따른 기본 벌금 이외에도, 12개월의 징역형 또는 SGD 5,000 이하의 벌금형을 선고받을 수 있습니다. 아울러 부적절한 기록 보관은 소득세 위반으로 여겨져, 싱가포르 국세청 (IRAS)에서 귀사의 자본금과 비용 청구를 인정하지 않을 수 있습니다. 소득세법에 따라 부적절한 사업 기록 보관으로 유죄 판결을 받은 사람들은 6개월의 징역형 또는 SGD 1,000 이하의 벌금형을 선고받을 수 있습니다.
올바른 사업 기록 관리를 시작하세요.
지금까지 기록 보관의 중요성과 기록을 보관하는 방법을 소개해 드렸습니다. 사업 기록이 올바르게 보관 및 유지되도록 항상 주의를 기울이시기를 권고드립니다.
스타트업이나 중소기업의 경우 적은 인원으로 인해 또는 직원의 경력 또는 배경지식 부족으로 인해 올바른 사업기록 관리 시행이 어려운 경우, 해당 업무를 당사와 같은 전문 업체에 맡김으로써 합리적인 비용으로 전문적인 관리를 통해 어려움을 해결할 수 있습니다.
*프레미아 티엔씨 홈페이지를 방문하시면 더 많은 정보를 확인해보실 수 있습니다.
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