홍콩의 비즈니스 관련 자료 보관에 대한 법적 요건
홍콩에 설립된 회사는 비즈니를 운영하면서 발생한 자료 보관에 관한 엄격한 법적 의무가 있며, 주로 ‘회사조례(Companies Ordinance, Cap.622)’와 ‘내국세 조례(Inland Revenue Ordinance, Cap.112)’에 따라 운영됩니다. 이 규정들은 재무와 세금 법규의 준수를 통해 투명성과 책임성을 높이는 데 목적이 있습니다.
자료 보관을 위한 주요 요구 사항
내국세 조례에 따라, 홍콩 회사는 다음과 같은 재무 자료를 반드시 보해야 합니다:
- 회사의 재무 상태와 성과를 정확하게 보여주는 자료로, 중국어나 영어로 작성되어야 합니다.
- 회사의 거래 내역을 명확하게 설명하고 뒷받침할 수 있는 회계 자료가 포함되어야 합니다.
예를 들어, 건설 회사는 모든 계약서, 건축 자재에 대한 인보이스, 홍콩 내 근로자들의 급여 기록, 하청업체에 지급한 내역 등을 보관해야 합니다.
회사는 이러한 재무 활동을 체계적으로 기록해 감사인, 세무 당국 및 기타 이해관계자가 쉽게 검토할 수 있도록 하는 것이 매우 중요합니다.
비즈니스 관련 자료 보관 기간
내국세 조례(IRO) 51C조에 따라 홍콩에 설립된 회사는 소득과 지출에 관한 자료를 보관하여 이익 및 세액을 정확히 산출할 수 있어야 합니다. 이러한 재무 자료는는 해당 거래일로부터 최소 7년 동안 보관해야 합니다.
예를 들어, 2024년에 매입 거래로 발행된 인보이스와 영수증은 2031년까지 보관해야 합니다. 또한, 2024 회계연도에 제출한 세금 신고서는 2017년 이후의 기록을 기반으로 뒷받침되어야 합니다.
7년간의 보관 기간은 세금 신고서와 재무 제표에 필요한 증빙 자료를 보유할 뿐만 아니라, 세금 분쟁이나 조사가 발생할 경우 사업체를 보호하고 투명성을 높이기 위한 것입니다.
규정 미준수에 대한 처벌
법적 요건을 준수하지 않을 경우 상당한 벌금이 부과될 수 있습니다. 회사조례와 내국세 조례에 따르면, 비즈니스와 관련한 자료료 보관 규정을 위반할 경우 위반 건당 최고 HK$100,000의 벌금이 부과될 수 있습니다.
게다가, 회사 이사들은 개인적으로 책임을 질 수 있으며, 심각한 경우에는 형사재판판까지 이어져 이사들에게 징역형이 내려질 수도 있습니다.
홍콩 회사가 보관해야 하는 자료 유형
아래는 회사가 반드시 보관해야 하는 주요 문서들의 종류입니다.
- 상품 거래 관련 기록ㅣ 상품 거래가 이루어지는 사업체라면 다음 정보를 추가로 보관해야 합니다:
- 거래 상세 정보: 거래한 상품의 설명, 구매자와 판매자 정보, 수량 및 가격, 그리고 이에 대한 송장 등.
- 재고 조사 기록: 재무제표 작성을 위해 사용한 재고 조사 내역과 회계 기간 마지막에 작성한 재고 명세서.
세무 관련 자료
홍콩의 조세 제도는 간단하고 효율적인 것으로 평가받고 있습니다. 따라서 회사는 홍콩세무국(IRD)의 요구사항을 충족하고 홍콩의 유리한 세금 환경을 최대한 활용하기 위해, 세무 관련 서류를 완벽하고 체계적으로 정리하는 것이 필수적입니다.
회사가 반드시 보관해야 하는 세무 관련 자료에는 다음과 같은 항목들이 포함됩니다:
- 세무신고서 및 과세 고지서: 이 서류들은 사업의 과세 소득, 공제 항목, 그리고 홍콩세무국에 납부해야 할 세금을 명시합니다.
- 공지사항 및 레터: 정부에서 발송한 공지, 세금 신고 관련 문의, 조정 내역 등 기타 관련 문서입니다.
홍콩 세무신고서의 종류
홍콩세무국은 매년 회사에 세무 신고서 양식을 발송합니다. 주요 세금 신고서 양식은 다음과 같습니다:
- BIR51 양식: 법인을 위한 양식
- BIR52 양식: 법인이 아닌 개인 사업자를 위한 양식
- BIR54 양식: 비거주자 및 파트너십을 위한 양식
신고가 완료되면, 홍콩세무국에서 세금 고지서를 발송하며, 이 고지서에는 세액과 납부 기한이 상세히 기재됩니다.
고용 관련 자료
다음은 고용과 관련된 문서들로, 규정 준수와 운영의 투명성을 위해 필수적입니다:
- 고용 계약서: 업무 역할, 책임, 근무 조건 등을 명확히 규정한 문서
- 급여 기록: 급여, 상여금, 공제 내역 및 법정 퇴직 연금(MPF) 납부 내역을 상세히 기록한 자료
- 휴가 기록: 연차, 병가 및 기타 직원 휴가 내역을 추적하는 문서
이러한 기록 보관은 고용 조례를 준수하는 데 필수적이며, 노동 분쟁이나 노동부의 점검 시 중요한 증거로 활용됩니다. 실제로 급여 명세서와 계약서는 임금 분쟁이나 해고 관련 청구에서 준수 사실을 입증하는 데 도움을 주며, 휴가 기록은 법정 요건 준수를 보여주는 자료가 됩니다.
회사 관련 자료
회사가 이와 같이 모든 필요한 기록을 체계적으로 보관하면, 세무 조사나 감사, 법적 절차에서 요구 사항을 충족시키는 데 큰 도움이 됩니다.
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