[말레이시아 법인운영] 말레이시아 회사 내 간사(Company secretary)의 의무와 책임

말레이시아 회사 내 간사(Company secretary)의 의무와 책임

회사의 원활한 운영을 위해 모든 사람들은 회사 내에서 서로 다른 역할을 나누어 수행하게 됩니다. 본 포스팅에서는 말레이시아 회사 내 간사의 역할과 책임에 대해 알아보도록 하겠습니다. 

말레이시아 회사 간사란 무엇인가?

회사 간사는 비서역이라고도 하며 CFO나 CEO와 같이 다른 경영관리실과 나란히 핵심적 지위를 차지하는 사람으로써 간사의 역할은 일반 사무직을 넘어 회사의 법적 의무 준수를 보장하는 것까지 확장된다. 간사는 회사 경영의 필수 구성원으로 법적으로 회사가 설립된 후 30일 이내에 간사를 필히 임명해야 합니다. 

말레이시아 회사 간사 자격요건

2016년 개정된 회사법 235조에 따라 말레이시아에서 간사역을 수행하기 위해서는 다음과 같은 요건을 충족해야 합니다:

  1. 자연인이어야 합니다
  2. 18세 이상의 성인이어야 합니다. 
  3. 말레이시아 시민권 또는 영주권을 소유한 개인이어야 합니다.
  4. 파산 또는 이외의 어떠한 범죄에 대해서도 유죄판결 이력이 없는 개인이어야 합니다.
  5. 다음과 같이 국내통상협동조합 및 소비자보호원이 인정하는 전문기관의 공인된 구성원이어야 합니다.

또는 2001년 개정된 말레이시아 기업위원회법 제20G조에 따라 SSM에 의해 면허를 받은 개인

말레이시아 회사 간사의 의무와 책임

  • 회사의 법적 요구사항 준수 보장

회사의 모든 운영이 2016년 회사법을 준수하는지 확인하는 것은 회사 간사의 책임입니다. 회사 간사는 또한 연간 신고서 및 기타 법정 문서의 작성, 통신, 제출 및 제출을 위해 말레이시아 기업위원회(SSM)에 대한 회사의 공식 담당자 역할을 수행합니다.

  • 회사의 법적 기록 및 장부 업데이트

회사 간사는 모든 회사 기록이 정확하고 최신 업데이트 사항임을 보장할 책임이 있습니다. 회사의 법규 정보가 추가되거나 변경되면 기업위원회(SSM)에 업데이트 해야 합니다. 이를 위해 간사는 2016년 개정된 회사법에 규정된 양식에 기초하여 서류를 구비 및 제출해야 합니다. 또한 모든 회사 구성원에게 적시에 변경 사항을 알려야 합니다. 간사가 보관하고 갱신해야 하는 법정 기록 중에는 등기부등본, 등기이사 명부, 주주명부, 비서 명부 및 회의록 등이 있습니다.

  • 회사와 주주간의 안정적인 커뮤니케이션 유지

간사는 회사와 주주간의 의사소통을 일관되게 유지하는 데 중요한 역할을 하며, 그 중요성은 회사의 이익을 보호하면서 그들과의 좋은 거래관계를 증진시키는 것입니다. 그 외에도 간사는 회사의 등기이사, 관리자 및 기타 이해관계자들이 회사의 안정적 운영에 충분히 기여할 수 있도록 그들과 건전한 의사소통을 유지할 책임도 있습니다.

  • 모든 회사 미팅 참석

간사는 이사회, 총회, 임시총회, 기타 회사 회의 등 모든 이사회가 진행되는 회의에 참석하며, 회의 중 필요 시 간사역의 의무에 해당하는 사항에 대해 일반적인 조언을 제공하게 됩니다. 간사는 이사회에서 다음과 같은 역할을 수행합니다:

  • 회의 장소를 예약하고 회의에 필요한 준비를 합니다.
  • 회사의 모든 구성원에게 통지가 발행되고 있는지 확인합니다.
  • 회의 안건에 대해서는 이사진 및 대표자와 함께 협력합니다.
  • 회의록을 기록하고 관리하는 역할을 합니다.
  • 모든 회사 이해관계자가 회의 중에 내린 결정에 대해 최신 정보를 안내받도록 합니다.
  • 회의가 적절하게 소집되고 구성되며 회의의 법칙에 따라 수행되도록 합니다.

말레이시아 회사 간사 임명 방법

2016년 개정된 회사법에 따르면 말레이시아에서 회사 간사를 임명하는 절차는 다음과 같습니다:

  1. 이사회에서 회사 간사를 임명하고, 이때 임명에 대한 약관과 조건도 결정합니다.
  2. 2016년 개정된 회사법 제236조에 의하면, 회사의 설립일로부터 30일 이내에 간사역을 임명하여야 합니다.
  3. 회사 간사를 임명하기에 앞서 다음 사항을 반드시 확인해야 합니다:
  • 회사 간사로 임명되는 개인은 해당 역할을 맡기 위해 서면 동의를 제출해야 합니다.
  • 2016년 개정된 회사법 제238조에 명시된 요소 중 어느 하나라도 어기지 않아야 합니다.
  • 2016년 개정된 회사법 235조에 규정된 회사 간사의 모든 요건을 충족해야 합니다.
  • 2016년 개정된 회사법에서 제시한 지침과 달리 회사 간사역이 임명된 경우 회사와 개인 모두 위법행위를 한 것으로 간주됩니다.

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회사 간사 (Company Secretary) 임명: 역할과 책임

자주 묻는 질문

A: 네, 간사로 임명된 개인은 2016년 개정된 회사법 237조에 명시된 규정과 절차에 따라 사임이 가능합니다.

A: 다음 중 하나라도 해당될 경우, 간사의 자격이 박탈될 수 있습니다:

  • 파산을 한 이력이 있는 자
  • 2016년 개정된 회사법 198조에 언급된 위법행위에 대해 말레이시아 내외부에서 유죄 판결을 받은 자
  • 2016년 개정된 회사법 241조에 따라 기업위원회(SSM)에서 인정한 실무자격이 소실되는 경우

A: 회사법 240조에서 규정하고 있는 바와 같이 회사 설립 후 30일 이상 간사역을 공석으로 두어서는 안되며, 이를 지키지 않을 시 RM50,000의 벌금에 처해질 수 있습니다. 

A: 회사의 등기이사(Director)가 간사역(Company Secretary)을 겸임하는 것은 가능하지만 2016년 개정된 회사법 242조에 언급된 내용과 같이 등기이사와 간사를 모두 필요로 하는 상황 또는 각기 다른 개인 2인 이상이 수행해야 하는 업무와 같은 부분은 동일인이 이중 자격으로 활동하는 것을 금하고 있습니다. 

A: 이사회는 언제든 간사를 해임할 수 있는 권한을 가지고 있습니다. 다만 이러한 해임 건의 경우, 간사역의 임명 요건이나 회사의 구성에 따라 다르게 이행 되어야 하는 점에 유의해야 합니다. 

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